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Warum E-Mails archivieren?

Als die IT noch EDV hieß, bestand ihr Zweck im Wesentlichen darin, Arbeitsabläufe zu beschleunigen oder zu vereinfachen. Heute ist sie ein integraler Bestandteil eines jeden Geschäftsprozesses geworden. Das gilt auch für die Kommunikation: Als Medium Nr. 1 ist die E-Mail aus der Unternehmenskommunikation nicht mehr wegzudenken. Alle Unternehmen sind demnach von einer funktionierenden, sicheren und vertraulichen IT abhängig geworden.

Doch die elektronische Kommunikation bietet nicht nur Geschwindigkeit und Bequemlichkeit, sie hat auch ihre Schattenseiten. Das fängt bei der zweifelhaften Vertraulichkeit einer Standard-E-Mail an, geht über  Manipulation und Missbrauch von E-Mails bis hin zu erheblichen Verstößen gegen gesetzliche und vertragliche Pflichten und Fristen. Dabei ist es eigentlich ganz einfach: Ein bestehendes Medium (Schneckenpost) wurde durch ein neues Medium (E-Mail) nahezu ersetzt. Ergo gelten die gleichen Pflichten und Fristen aus Handels- und Steuerrecht, Datenschutz-, Arbeits- und Finanzrecht, aus abgeschlossenen Verträgen und unzählige weitere, teils branchenspezifische Auflagen. Zusätzlich setzen Datenschutz- und Kommunikationsrecht dem Umgang und der Speicherung, also Archivierung von E-Mails enge Grenzen.

Die tägliche Beratungspraxis zeigt, dass in diesem Bereich insbesondere bei kleinen und mittleren Unternehmen noch deutlicher Verbesserungsbedarf besteht. Unglücklicherweise gelten für KMU jedoch dieselben rechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen wie für Großkonzerne. Sie sind auch denselben Gefahren ausgesetzt.

Es gilt also für KMU, den Inhalt der (elektronischen) Korrespondenz richtig einzuordnen, die Auflagen des Gesetzgebers wie der Vertragspartner zu berücksichtigen und das eigene E-Mail-Management darauf abzustellen, insbesondere um die Beweiskraft sicherzustellen.

Dann können sämtliche Vorteile der elektronischen Kommunikation sicher, vertraulich und effizient in Anspruch genommen werden, während das Unternehmen sich wieder „wichtigeren Dingen“ zuwendet: dem eigenen Geschäft.

1. Einführung von E-Mail-Archivierung im Unternehmen

Um zu wissen, was evtl. verändert oder angepasst werden muss, sollte bekannt sein, aus welchen Bestandteilen sich der „E-Mail-Traffic“ im Unternehmen derzeit zusammensetzt.

Dazu sollten – wenn nötig – die Protokolle des E-Mail-Servers ausgelesen oder über einen bestimmten Zeitraum Erhebungen darüber durchgeführt werden, was und wie viel über E-Mail versandt und empfangen wird.

So lässt sich feststellen, ob sich rechtlich relevante Korrespondenz darunter befindet, für die gesetzliche bzw. vertragliche Bestimmungen eingehalten werden müssen („Compliance“) oder bestimmte Anforderungen an die Sicherstellung der Beweiskraft einer Standard-E-Mail bestehen.

Die Anzahl von sensiblen und unbedenklichen E-Mails und das Spam-Aufkommen bestimmen Größe und Umfang des Projekts E-Mail-Archivierung. Denn ob ein einzelnes Notebook oder ein riesiges Rechenzentrum die IT im Unternehmen steuert – es herrscht das gleiche Prinzip, nur der Aufwand verändert sich.

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Gastautor

Frank Giebel
3rd Mind Business Consulting

Frank Giebel ist IT-Revisor und externer Datenschutzbeauftragter und seit rund zwanzig Jahren in der IT-Branche tätig. Als Inhaber von 3rd Mind Business Consulting bietet er seinen Kunden herstellerneutrale Beratung und Funktionsübernahme.

http://www.3rd-mind.com

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