Sie sind hier:

Zeit ist Geld, E-Mailen auch: Tipps zum E-Mail-Management

Die E-Mail ist der im Büroalltag aktuell am häufigsten genutzte Kommunikationskanal. Ursprünglich als kurzer, unkomplizierter Informationsaustausch gedacht, lenkt seine inflationäre Nutzung heute immer mehr Personen von der Wertschöpfung an ihrem Arbeitsplatz ab. Wer sich dessen bewusst ist und gegensteuert, gewinnt Wettbewerbsvorteile, spart Zeit und Nerven.

E-Mail-Management bedeutet einerseits, die Zahl zu bearbeitender E-Mails auf ein sinnvolles Minimum zu reduzieren und andererseits, mit den verbleibenden so umzugehen, dass ihre Bearbeitung, Ablage, Archivierung und das Wiederfinden abgelegter Dokumente praktikabel und zeitsparend erfolgt.



Ihr Posteingang

Die E-Mail ist ein asynchroner Kommunikationskanal. Das schließt eine sofortige Antwort aus. Wer eine erwartet, wählt einen synchronen Kanal, wie das Telefon oder das persönliche Gespräch. Sehen Sie daher davon ab, sich durch eingehende E-Mails in Ihrer Arbeit unterbrechen zu lassen. Das würde allen Regeln des Zeitmanagements zuwiderlaufen. Schalten Sie akustische und optische Signale beim Posteingang ab.

Nehmen Sie sich zwei- bis dreimal täglich Zeit, Ihre E-Mails im Block abzuarbeiten. Gelingt es Ihnen, 80% der eingegangenen E-Mails nur “einmal anzufassen”, also nach dem Öffnen sofort komplett zu bearbeiten (inklusive Ablage/Archivierung), sparen Sie viel Zeit. Beantworten Sie E-Mails pünktlich. Sie vermeiden damit sowohl zusätzliche Nachfragen: “Wo bleibt die Antwort?”, als auch Zündstoff in der Zusammenarbeit.

Vor Spams schützen Sie inzwischen Spam-Filter. Stellen Sie hier hohe Anforderungen, statt sich mit Kompromissen, die Ihre wertvolle Zeit kosten, zufriedenstellen zu lassen. Inzwischen ist Technik verfügbar, die Sie nahezu vollständig von Spam befreit und dabei gleichzeitig sicher zwischen Spam und für Sie wichtigen Nachrichten zu unterscheiden versteht. Nutzen Sie bei Bedarf die Fähigkeit Ihres Spam-Filters, Nutzerinformationen zur Optimierung ihrer Funktion zu verarbeiten. Füttern Sie ihn mit entsprechenden Daten. Geben Sie, soweit es in Ihrer Hand liegt, Ihre dienstliche E-Mail-Adresse sparsam und überlegt weiter.

Sorgen Sie für einen stets aktuellen Virenschutz. Sehen Sie jedoch davon ab, sich hier ausschließlich auf die Technik zu verlassen. Studien zeigen, dass mehr als die Hälfte der Schäden, die durch IT-Sicherheitslücken entstanden sind, durch menschliches Fehlverhalten statt durch technische Fehler hervorgerufen wurden. Investieren Sie daher in Ihre eigene und die Schulung Ihres Personals. Oder wollen Sie erst aus Schaden klug werden? Wenige Sekunden des Nachdenkens vor dem Mausklick ersparen oft qualvolle Stunden nach einem Systemausfall. Prüfen Sie zum Beispiel, bevor Sie eine E-Mail und deren Anhang öffnen, inwieweit Absender und Betreffzeile dieser Nachricht überhaupt plausibel erscheinen oder inwieweit Sie sowohl dem E-Mail-Format (Vorsicht bei HTML-E-Mails!) als auch dem Dateiformat der Anlage trauen dürfen.  

Prüfen Sie, welche der verfügbaren Funktionalitäten Ihres E-Mail-Programms Sie dabei unterstützen, Ihren E-Mail-Alltag zu vereinfachen. So sind zum Beispiel der Regelassistent in Outlook, das Umwandeln von E-Mails in Termine oder Aufgaben, das Kennzeichnen von E Mails zur Wiedervorlage oder Nachverfolgung ein Weg, Ihren Posteingang zu organisieren und klein zu halten.

Vertrauen Sie auch bei der E-Mail-Kommunikation langbewährten “klassischen Fertigkeiten” wie “Prioritäten setzen”, “Zeitmanagement” und “Delegieren”. Auch hier bieten E-Mail-Programme unterstützende Funktionen. Frischen Sie Ihr Wissen bei Bedarf auf. Es lohnt sich.

Was, wenn Sie, obwohl Ihr E-Mail-Postfach auf dem Computer im Büro bereits überquillt, parallel dazu auch unterwegs auf dem Smartphone E-Mails bearbeiten? Zu den Fakten: Sie rufen zweimal dieselben Nachrichten ab. Sie antworten zum Teil mobil, zum anderen Teil aus dem Büro.

Zwei Fragen tauchen auf:

  • Inwieweit gelingt es Ihnen hier, den Überblick zu bewahren? Und: Mit welchem Aufwand? Haben Sie eine Assistentin, die ebenfalls Verantwortung für Ihre E-Mails trägt, gelten diese Fragen auch für sie.
  • Handelt es sich bei der mobil bearbeiteten Korrespondenz um geschäftsrelevante E-Mails: Wie gelingt die vom Gesetzgeber vorgeschriebene E-Mail-Archivierung?

Download

Gastautor

Dr. Martina Dressel

Dr.-Ing. Martina Dressel ist Expertin für zielführende Kommunikation. Als Unternehmerin, vierfache Fachbuchautorin und Rednerin inspiriert sie dazu, Produktivität mit Lebensqualität im Alltag zu verbinden. Im Umgang miteinander und der Technik sollen wir ebenso glücklich sein wie effizient.

http://www.martina-dressel.de

Mehr zum Thema Kundenkontakt?

Weitere Infos rund ums Thema finden Sie auf dem BIEG-Blog:

...sowie in unseren anderen Online-Marketing-Leitfäden!

Der BIEG Newsletter

Immer auf dem Laufenden bleiben Sie mit unserem monatlichen Newsletter. Wir informieren Sie über aktuelle Veranstaltungen und unsere neuesten Leitfäden!