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Neu im Homeoffice – Tipps & Tools

26 Mär

Ist Ihr Unternehmen auch von heute auf morgen auf Homeoffice umgestiegen? Was für Großunternehmen gängige Praxis ist, stellt besonders KMU vor eine große Herausforderung.

Sie sind nicht alleine. Wegen der Corona Krise müssen viele Unternehmen kurzfristig auf die Arbeit von zu Hause umstellen. Das ist für viele Unternehmen eine neue Situation – besonders für die Klein- und Mittelständler. Wir müssen uns neu organisieren, den Arbeitstag neu strukturieren und neue Wege für die Kommunikation im Team finden. Eins sollten wir uns verdeutlichen: Wir können uns glücklich schätzen, dass wir diese Möglichkeit haben. An der Stelle auch ein großes Dankeschön an all die systemrelevanten Berufsgruppen, die uneingeschränkt Großartiges leisten, z. B. Handwerker, Apotheker oder die Mitarbeiter im Einzelhandel!

 

Trotzdem wird die Eindämmung des Virus in unserer Luxussituation Homeoffice für viele von uns zum Stresstest. Wichtig ist es jetzt Werkzeuge und Prozesse zu finden, um die Kommunikation im Unternehmen aufrecht zu erhalten. Genauso müssen Beschäftigte zu Hause Wege finden, um weiter arbeitsfähig zu sein. Damit wir gut durch die Krise kommen und alle die Zeit im Homeoffice bestmöglich nutzen, haben wir für Sie die wichtigsten Tipps und Tools zusammengestellt.  

Hilfreiche Tools für jeden Beschäftigen zu Hause einsetzen

Es ist nicht leicht. Mit der neuen Arbeitsumgebung müssen sich alle auf neue Umstände einlassen. Von der fehlenden Softwareausstattung über den schmerzenden Rücken aufgrund des stundenlangen Sitzens auf dem Küchenstuhl. Unter solchen Umständen können Beschäftige wohl kaum die volle Arbeitsleistung bringen. Immerhin gibt es zahlreiche online und offline Tools, die Abhilfe schaffen können.

Video-Konferenz-Tools

Ihr Unternehmen verfügt noch nicht über Video-Konferenz-Tools und in der aktuellen Lage sind die Kosten für die Anschaffung viel zu hoch? Wenn es besonders schnell gehen muss, funktioniert die Video-Konferenz mit Jitsi Meet sogar ganz ohne Registrierung.

Über Zoom lassen sich Meeting planen und mit Ihren E-Mail und Kalenderanwendungen verbinden. In der kostenfreien Version können Meetings ab drei Personen bis zu 40 Minuten durchgeführt werden. Die Teilnehmer können sich dabei sehen, hören, ihren Bildschirm teilen und ein Whiteboard, als Flipchart nutzen, das alle sehen. Das Ganze kann sogar aufgezeichnet werden.

Eine weitere Lösung für Online Meetings, die auch rein browserbasiert – also ganz ohne Download – funktioniert ist Join me. Ähnlich wie Zoom gibt es abhängig von der Version fast die gleichen Funktionen, wie die Verknüpfung zu Outlook und Google Kalender.

In Zeiten von Corona wird für die meisten Unternehmen der Datenschutz nicht das wichtigste Thema einnehmen. Aber aufgepasst: Datenschützer warnen aktuell z. B. bei der Verwendung in der iOS-Version von Zoom vor der Übermittlung der Daten an Facebook. Deshalb sollten Sie auch bei der Verwendung von Video-Konferenztools die Datenschutzrichtlinien überprüfen.

 

Sogar bei Haltungsproblemen gibt es ein Tool

Viele von uns sind kurzfristig auf Homeoffice umgestiegen und haben nicht den Luxus eines extra Arbeitszimmers mit ergonomischen Bürostuhl. Die Folge kann eine schlechte Haltung mit Rückenschmerzen sein. Sehr wichtig ist es daher die Sitzposition regelmäßig zu ändern. Das ist ganz leicht mit der kostenlose Google-Chrome-Erweiterung „Posture Minder“. Das Tool erinnert Sie in bestimmten Zeitabständen mit Pop-up-Benachrichtigungen daran die Position zu ändern und gerade zu sitzen.

Zeiterfassung

Es ist wichtig die Tätigkeiten mit Zeitaufwand zu dokumentieren? Meistens wird das umständlich und aufwendig über eine Excel-Tabelle gelöst. Problem dabei: Die Dokumentation erfolgt meist nicht direkt im Anschluss an die Tätigkeit und es kommt zu ungenauen Resultaten. Sie können es sich einfach machen und über Tools wir Clockify oder Clockodo  die Zeiten erfassen.

Garantiere Stille

Die Waschmaschine läuft, der Partner telefoniert laut und obendrein übt das Nachbarkind auch noch Geige? Unter diesen Bedingungen kann niemand konzentriert arbeiten und Sie unbedingt über die Anschaffung von Noice-Cancelling-Kopfhörern nachdenken. Diese Geräte verfügen über Sensoren, die Umgebungsgeräusche analysieren und Störgeräusch filtern. Beschäftigte verstehen dann noch laut und deutlich den Chef im Video-Call während die Kinder nebenan toben. Inzwischen gibt es eine große Auswahl an Geräten von den unterschiedlichsten Herstellern. 

Überlebenstipps für jeden Beschäftigten

Routine schaffen

Diese wichtigste Empfehlung kommt von Experten, die home-office-erprobt sind und klingt zunächst sehr banal: Stehen Sie früh genug auf, damit Sie Zeit für essentielle Dinge haben: Kaffee kochen, Zähne putzen, anziehen. Wenn diese Dinge erledigt sind, können Sie sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren. Planen Sie den Tag und legen Sie fest, was Sie heute alles schaffen wollen. Am besten funktioniert das mit der Einteilung in die Kategorien „muss erledigt werden“ und „gut, wenn es klappt“. Legen Sie auch Ihre Pausenzeiten fest. Verbringen Sie sie die Pause und die Zeit nach Feierabend nicht am Schreibtisch. So haben Sie wenigstens eine geringe räumliche Trennung zwischen Arbeitsumgebung und Freizeit. Vergessen Sie nicht Transparent für Kollegen und Vorgesetzte zu sein, indem Sie ihnen über Ihren Online-Terminplaner Einblick in den Status der Erreichbarkeit geben.

Ablenkung vermeiden

Zwischendurch mal schnell die Wäsche aufhängen oder online ein paar Klarmotten shoppen? Die Ablenkungsquellen im Homeoffice sind vielseitig. Wenn es Ihnen schwer fällt, diese Zuhause-Erledigungen auf nach der Arbeitszeit zu verschieben, schreiben Sie die To-dos auf und es ist aus dem Kopf.

Von Experten wird häufig geraten, sich einen eigenen Raum mit entsprechender Ausstattung einzurichten und die Tür zu schließen. In der aktuellen Situation wird dies allerdings für die wenigsten von uns so spontan möglich sein. Wichtig ist, dass Sie Ruhe finden und nicht durchgehend mit Dingen konfrontiert werden, die sie von der Arbeit ablenken. Vielleicht finden Sie eine ruhige Ecke in der Wohnung.

Mit Kollegen kommunizieren

Was uns in der aktuellen Situation wohl am meisten fehlt, ist der Austausch mit Kollegen. Wir sehen sie nicht mehr in den Besprechungen und können sie auch in der Kaffeeküche nicht mehr antreffen. Die Situation ist aktuell besonders extrem, weil wir uns aufgrund des Social Distancings in der Corona-Zeit nicht mal mehr mit unseren Freunden treffen können. Schaffen Sie das, was Ihnen fehlt. Vereinbaren Sie regelmäßige Calls mit dem Team und verabreden Sie sich mit Kollegen zum Chatten, Telefonieren oder am besten einem Video-Call. Alles, was hilft, damit Sie sich nicht einsam fühlen ist wichtig!

Jetzt sind Sie an der Reihe. Einfach ausprobieren und das Beste aus der Zeit im Homeoffice machen.

Autor

Lisa Bier

Die Welt der kleinen und mittleren Unternehmen lernte ich bereits im Studium der Betriebswirtschaft kennen, bevor ich praktische Erfahrung im Marketing von KMU gesammelt habe. Im Masterstudium der Sozial- und Kommunikationswissenschaften habe ich mich im Anschluss intensiv mit Unternehmenskommunikation beschäftigt.

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