Canva im Alltag effizient und professionell nutzen: 7 Tipps für Unternehmen

Canva macht es Unternehmen leicht, Social-Media-Grafiken, Präsentationen, Flyer und andere Marketingmaterialien selbst zu gestalten. Wer das Tool regelmäßig nutzt, sollte jedoch nicht bei einzelnen Designs stehen bleiben: Mit einer guten Struktur, Vorlagen und den richtigen Funktionen lässt sich viel Zeit sparen. Die wichtigsten Empfehlungen aus dem Livestream im Überblick.

Wer viele Designs erstellt, verliert schnell den Überblick. Deshalb sollte der Bereich „Projekte“ wie ein digitaler Aktenschrank behandelt werden. Sinnvoll ist eine feste Ordner- und Benennungsstruktur, die sich an der bereits im Unternehmen verwendeten Ablage orientiert.

So lassen sich beispielsweise Ordner nach Kunden, Kampagnen, Kanälen oder Projekten anlegen. Wichtig ist vor allem, das einmal gewählte System konsequent beizubehalten. Das spart später langes Suchen.

Für die professionelle Nutzung gehört das Marken-Kit zu den besonders hilfreichen Canva-Funktionen. Dort können unter anderem Logos, Unternehmensfarben, Schriftarten, Bilder und weitere wiederkehrende Gestaltungselemente hinterlegt werden.

Auch die sogenannte Brand Voice – also die Art, wie ein Unternehmen sprachlich kommuniziert – lässt sich definieren. Die Einrichtung kostet zunächst etwas Zeit, erleichtert anschließend aber die tägliche Arbeit und hilft dabei, Designs konsistent im eigenen Corporate Design zu erstellen.

Nicht jedes Social-Media-Posting und nicht jede Präsentation muss von Grund auf neu gestaltet werden. Wiederkehrende Formate sollten deshalb als Vorlagen angelegt werden.

Das ist beispielsweise für Präsentationen, Social-Media-Serien oder regelmäßig benötigte Marketingunterlagen sinnvoll. Teams können damit schneller arbeiten und gleichzeitig verhindern, dass Farben, Schriften oder Gestaltungselemente bei jedem neuen Dokument unterschiedlich eingesetzt werden.

Auch unscheinbare Funktionen können im Alltag viel Zeit sparen. Zusammengehörige Elemente lassen sich beispielsweise gruppieren und anschließend gemeinsam verschieben. Mit „Strg/Control + E“ kann zudem das Schnellaktionen-Menü aufgerufen werden, über das häufig benötigte Funktionen schneller erreichbar sind.

Ein weiterer praktischer Tipp: Bei mehrseitigen Designs sollten die einzelnen Seiten sinnvoll benannt werden. Werden sie später beispielsweise als einzelne PNG- oder JPEG-Dateien exportiert, übernimmt Canva diese Bezeichnungen. Das erspart nachträgliches Umbenennen.

Ein vorhandenes Design lässt sich mit Canva relativ schnell auf andere Größen übertragen – etwa von einem Instagram-Post auf ein Story-Format. Das kann die Mehrfachverwertung von Inhalten erheblich beschleunigen.

Blind verlassen sollte man sich auf die automatische Anpassung allerdings nicht. Texte, Bilder oder andere Elemente können verrutschen oder sich überlagern. Deshalb gilt: Nach der Größenänderung immer alle Seiten kontrollieren und gegebenenfalls nacharbeiten.

Canva kann Designs direkt übersetzen. Das ist besonders interessant für Unternehmen, die Marketingmaterialien für mehrere Sprachräume benötigen.

Bei großen Content-Mengen lohnt außerdem ein Blick auf die Massenerstellung („Bulk Creation“). Inhalte aus Tabellen oder anderen Datenquellen können mit einem vorbereiteten Design verbunden werden. So lassen sich beispielsweise zahlreiche Social-Media-Grafiken automatisiert erzeugen, statt jede Variante einzeln aufzubauen.

Canva integriert immer mehr KI-Funktionen. Sie können bei Texten, Bildern und Designprozessen unterstützen, sind aber noch kein Ersatz für die Qualitätskontrolle. Im Livestream wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass generierte Designs oder die Anwendung einer hinterlegten Brand Voice nicht immer zuverlässig funktionieren.

KI-Funktionen sind deshalb vor allem als Beschleuniger sinnvoll: Ergebnisse prüfen, Markenrichtlinien kontrollieren und bei Bedarf manuell nacharbeiten.