E-Rechnung: Pflicht für KMU – Was jetzt zu tun ist

Die E‑Rechnung kommt – und sie betrifft alle kleinen und mittleren Unternehmen. Ab 2025 müssen KMU elektronische Rechnungen empfangen können, ab 2028 auch versenden. Im Vortrag wird klar: Das Thema ist weniger kompliziert, als viele befürchten – und bietet sogar Chancen für effizientere Prozesse.

Der wichtigste Punkt gleich zu Beginn: Eine E‑Rechnung ist kein PDF und kein gescanntes Dokument. Technisch handelt es sich um strukturierte Datensätze (z. B. XRechnung oder XML), die maschinell gelesen und weiterverarbeitet werden können. Anders gesagt: Nicht das Aussehen zählt, sondern die enthaltenen Daten. Diese Struktur ermöglicht automatisches Prüfen, Buchen und Archivieren.

Die E‑Rechnung ist politisch gewollt und gesetzlich verankert. Ziel sind weniger Umsatzsteuerbetrug, mehr Transparenz im Geschäftsverkehr und effizientere Abläufe. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Perspektivisch sollen Rechnungsdaten direkt an die Finanzverwaltung gemeldet werden.

Seit 2025 gilt: Jedes Unternehmen muss E‑Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren können. Papier oder PDF reichen dafür nicht mehr aus. Die elektronische Rechnung ist das führende Dokument – sie bildet die Basis für Zahlung, Archivierung und Übergabe an den Steuerberater.

Der Einstieg erfordert keine teure Spezialsoftware. Möglich sind einfache Buchhaltungsprogramme (z. B. Lexware, DATEV), Tools des Steuerberaters oder auch kostenlose Lösungen. Wichtig ist ein klarer Prozess: Rechnung empfangen, validieren, bezahlen und revisionssicher archivieren. Eine separate Rechnungs‑E‑Mail‑Adresse kann helfen, den Überblick zu behalten – auch wenn langfristig strukturierte Übertragungswege empfohlen werden.

Kleinere Unternehmen dürfen aktuell noch Rechnungen auf Papier oder als PDF versenden. Spätestens ab 1.1.2028 ist jedoch auch der Versand elektronischer Rechnungen verpflichtend. Wer heute noch mit Word oder Excel arbeitet, kann über Portale oder einfache Softwarelösungen den Übergang schaffen. Der Aufwand ist überschaubar – wichtig ist, rechtzeitig zu starten.

Die E‑Rechnung ist mehr als Bürokratie. Sie ermöglicht automatisierte Buchhaltung, schnellere Zahlungen und bessere Liquiditätsplanung. Perspektivisch könnten sogar Umsatzsteuervoranmeldungen entfallen, weil alle Daten bereits digital vorliegen. Weniger manuelle Arbeit bedeutet mehr Zeit für das Kerngeschäft – und weniger Stress am Wochenende.

Empfohlen wird, die eigenen Rechnungsprozesse kurz zu dokumentieren: Wie werden Rechnungen erstellt, empfangen und archiviert? Diese Verfahrensdokumentation muss kein umfangreiches Handbuch sein – ein bis zwei Seiten reichen aus. Das hilft nicht nur bei Prüfungen, sondern schafft intern Klarheit.