GESCHRIEBEN VON

Anna Scheffold
Als Consultant im Bereich Digital Customer Experience beim Frankfurter Unternehmen „Unterschied & Macher“ unterstützt Anna Scheffold Unternehmen dabei, digitale Produkte zu bauen, die Nutzer wirklich wollen und brauchen.
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Kreativ zusammenarbeiten im Homeoffice – digital im Team produktiv sein mit Remote-Workshops

Geschrieben von Anna Scheffold

Sie stehen auch plötzlich vor der Herausforderung, dass nicht nur Sie, sondern auch Ihre Kunden im Homeoffice sind, und fragen sich, ob das beauftragte Projekt nun an der Quaratäne scheitert? Keine Grund zur Sorge. Mit virtuellen Workshops mit Ihrem Team oder Kunden können Sie Projekte nicht nur retten, sondern sogar beschleunigen.

Digital wie analog gilt: Die beste Option für den Projekterfolg muss im Zentrum muss. Dabei kann ein Tool helfen, muss es aber nicht.

Stellen Sie deshalb beim Thema remote Workshops und Meetings immer die zwei wesentlichen Fragen in den Vordergrund – wie beim analogen Pendant auch.

  • Was ist das Ziel und das benötigte Ergebnis aus dem Workshop? Das kann z.B. ein Konzept für eine Mail-Kampagne sein oder auch eine Entscheidung zu einer Kernfrage.
  • Was sind die Rahmenbedingungen? Dabei geht es vor allem um den Teilnehmerkreis, die verfügbare Zeit, den Raum und die technischen Gegebenheiten.

Und wie so oft geht es ja nicht nur darum, Post-it’s an Wände zu kleben und Ideen in schlanke Prototypen zu verwandeln, sondern auch um das Zwischenmenschliche.

 

1. Welche Tools für Remote-Workshops gibt es?

Gehen wir von einem kreativen Workshop aus, z.B. ein Design Thinking Workshop. Dafür brauchen Sie im Analogen zwei wesentliche Dinge: eine Kommunikationsmöglichkeit, z.B. das gemeinsame Arbeiten in einem Raum mit Stimme und Gesten als Kommunikationsweg und eine Arbeitsoberfläche, z.B. ein Flipchart.

  • Digitale Whiteboard-Lösungen: Die bekanntesten aktuell sind sicherlich MURAL und miro, aus Deutschland gibt es zudem den Anbieter Conceptboard – um nur einige zu nennen. Alle haben ihre Vor- und Nachteile, erfüllen aber den Zweck einer kreativen und kollaborativen Arbeitsoberfläche. In diesen Tools gibt es Vorlagen für strukturierte Kreativprozesse, z.B. zum Modellieren von Buyer Personas. Mit digitalen Post-it’s lassen sich Ideen festhalten.
  • Kommunikation per Video und Chat: Eine Video-Konferenzlösung ist für remote Workshops unabdinglich. So können Stimme, Gestik und Mimik bei der Kommunikation unterstützen – beim Telefon bleibt nur die Stimme, was für alle Beteiligten extrem anstrengend ist. Idealerweise bietet die Lösung auch eine Chat-Funktion mit der Dokumente in die Runde geschickt werden können oder mit der man signalisieren kann, falls Probleme mit Ton oder Kamera bestehen.

Einige Tools bieten auch „Breakout-Rooms“, also die Möglichkeit, Gruppen zu bilden.

Zoom dürfte inzwischen jedem ein Begriff sein. Alternativen in diesem Bereich sind z.B. Skype, Google Hangouts, GoToMeeting, Whereby oder Blizz von Teamviewer.

Bei alle Tools gilt: probieren Sie aus, was gut für Sie passt und schätzen Sie realistisch ein, welche Funktionen Sie wirklich brauchen, bevor Sie für eine Lösung bezahlen.

2. So läuft ein Remote-Workshop ab

Vorbereitung

In der Einladung steht nicht wie sonst der Meeting-Raum, in dem es stattfindet, sondern eine kurze Info zu den Tools.

Z.B. würde hier der Link in Zoom als zentralen Kommunikationskanal stehen und eine Information, welche digitale Arbeitsoberfläche für das Team genutzt wird – z.B. MURAL. Ergänzend sollen alle Teilnehmer ihre Telefone und Kopfhörer bereithalten, um zeitweise auch in Kleingruppen kommunizieren zu können.

Wichtig außerdem: Eine Session sollte nur maximal 2-3 Stunden gehen. Alle 45-60 min sollte außerdem eine Pause von 5 min eingeplant werden. So bleibt die Konzentration lange hoch.

Durchführung

Der Workshop beginnt mit einem kreativen Warm-up. Dabei werden die kreativen Muskeln gelockert und alle lernen spielerisch die Tools kennen.

Beispiel gefällig? Im Spiel „Zwei Wahrheiten, eine Lüge“ schreiben Teilnehmer drei virtuelle Post-it’s mit persönlichen Informationen. Davon sind zwei wahr, eines frei erfunden. Das Team darf dann raten – sorgt garantiert für Lachen und schafft persönliche Nähe.

Anschließend steigt man in die eigentliche Arbeit ein anhand eines vordefinierten Workshop-Ablaufs.In einem Persona-Workshop würde man nun zum Beispiel ein initiales Brainstorming durchführen, wobei alle Teilnehmer ihre Gedanken auf Post-it’s in der kollaborativen Oberfläche festhalten.

Im weiteren Ablauf werden diese Gedanken verfeinert und strukturiert, indem man die Merkmale der Persona in eine Vorlage einsortiert. Ein Vorteil des Digitalen: Alle können gleichzeitig auf die Oberfläche zugreifen und mitarbeiten. Bilder oder Symbole, die die Persona „greifbarer“ machen, sind digital zudem schnell eingefügt.

Man beendet den Workshop, indem man die nächsten Schritte und Aufgaben festhält. Diese sollten auf derselben Arbeitsoberfläche festgehalten werden, damit sie für alle sichtbar sind und man schnell die Verbindung herstellen kann zu den Arbeitsergebnissen des Tages.

Nachbereitung

Im Analogen endet ein Workshop oft damit, dass man alle Arbeitsergebnisse fotografiert und digitalisiert. Manchmal in einer Power Point, manchmal als „Protokoll“ oder direkt als User Stories im Product Backlog.

Ein Vorteil eines remote Workshops an der Stelle: Das digitale Ergebnis kann einfach als PDF gesichert werden und ist so direkt für alle verfügbar.

3. Durchstarten? Na dann: Ausprobieren und loslegen!

Der erste Schritt heißt immer: machen und ausprobieren! Der erste digitale Workshop wird vielleicht nicht direkt rund laufen – seien Sie darüber nicht enttäuscht! Wie bei allem braucht es auch hier Übung.

Starten Sie vielleicht mit einer kleinen Proberunde, damit Sie und die Teilnehmer das Tool kennen lernen können. Mit der Zeit werden Sie feststellen, dass viele Meetings auch hervorragend im digitalen Raum funktionieren und ein Team sogar beschleunigen können. Denn die Energie, die man sonst vielleicht schon im Stau bei der Anfahrt verpulvert hat, kann nun voll das Workshop-Ergebnis fließen.